Siguranţa deţinerii şi regim penitenciar

1. Tematici şi teme pentru pregătirea şi perfecţionarea personalului de penitenciare la diferite niveluri;

2. Propuneri de dotări şi modernizări a unităţii pe linie de siguranţa deţinerii şi aplcare regim penitenciar

3. Situaţii statistice privind structura şi dinamica efectivelor de deţinuţi;

4. Situaţii statistice privind folosirea deţinuţilor la activităţi productive şi veniturile obţinute din aceste activităţi;

5. Criterii privind selecţionarea şi folosirea deţinuţilor la activităţi productive.

6. Documente de colaborare cu instituţii aparţinând M.A.I.

7. Documente utile promovării şi evaluării anuale de specialitate;

8. Documente prin care se asigură corespondenţa atât cu persoanele private de libertate cât şi cu alte persoane interesate din societatea civilă;

9. Documente legislative privind funcţionarea sistemului execuţional penal, organizarea activităţilor specifice sectorului operativ cu persoanele private de libertate şi managementul sectorului operativ;

10. Reglementări de aplicare a documentelor legislative;

11. Ordine interne care asigură modalităţi de optimizare a activităţilor specifice cu persoanele private de libertate;

12. Programe specifice pentru diverse categorii: minori, adulţi, femei, tineri;

13. Programe de perfecţionare în pregătirea de specialitate a personalului din sectorul operativ.

14. Documente internaţionale traduse şi adaptate – Regulile Penitenciare Europene 2006 – textul consolidat;

15. Planuri tematice şi bibliografii de documentare pentru pregătirea de specialitate a personalului din sectorul operativ.

16. Note de informare zilnice.;

17. Materiale periodice – săptămânale, lunare – privind progresele realizate conform Strategiei de reformă a sistemului judiciar ;

18. Bibliografii necesare persoanelor angajate care promovează în diverse funcţii;

19. Registrul opis al persoanelor aflate în Penitenciar

20. Registrul de termene

21. Registrul de evidenţă a depunerii în penitenciar a persoanelor arestate preventiv;

22. Registrul de evidenţă a depunerii în penitenciar a persoanelor condamnate

23. Registrul de evidenţă a punerii în libertate a persoanelor arestate preventiv;

24. Registrul de evidenţă a punerii în libertate a persoanelor condamnate

25. Registrul de evidenţă a liberării condiţionate a persoanelor condamnate

26. Condica de corespondenţă ordinară – secretariat;

27. Condica de predare corespondenţă ordinară – persoane private de libertate.

Educaţie şi asistenţă psihosocială

1. Documente de colaborare cu instituţii, organizaţii neguvernamentale şi oganisme internaţionale;

2. Documente de concepţie, analiză, sinteză şi informare, planuri de măsuri şi informare specifice activităţilor de reintegrare socială a persoanelor pivate de libertate;

3. Documente care asigură corespondenţa atât cu persoanele private de libertate, cât şi cu alte persoane interesate din societatea civilă;

4. Ordinele ministrului justiţiei, deciziile directorului general şi instrucţiunile care reglementează domeniul de activitate;

5. Registrele psihologilor, asistenţilor sociali şi educatorilor, în care sunt consemnate discuţiile individuale cu persoanele private de libertate;

6. Mapele cu programele de asistenţă psihologică cuprinzânddocumentaţia specifică desfăşurării de programe terapeutice, de asistenţă psihosocială şi educative;

7. Orarele lunare cu planificările în serviciu ale personalului din cadrul structurii;

8. Orarele cu activităţile terapeutice, psihologice şi educative derulate cu persoanele private de libertate;

9. Dosarele de educaţie, asistenţă psihosocială, împreună cu registrul de evidenţă a acestora şi condica de predare-primire a lor;

10. Registrul de evidenţă a aparaturii radio şi tv aparţinând persoanelor private de libertate;

11. Registrul de evidenţă a fondului de carte aparţinând bibliotecii unităţii;

12. Registrul de evidenţă a cărţilor împrumutate de la biblioteca unităţii de către persoanele private de libertate;

13. Evidenţa tabelelor cu persoanele private de libertate care sunt cuprinse la activităţi religioase ;

14. Centralizatorul lunar al activitatilor si programelor desfasurate cu persoanele private de libertate ;

15. Orarul salilor unde se desfasoara activitle si programele de educatie , asistenta psihologica si sociala ;

16. Oferta lunară a activitatilor si programelor de educatie , asistenta psihologica si socială ;

17. Orarul de functionare al bibliotecii, orarul de functionare al Statiei TV, orarul de preluare prin sector PVC al aparaturii Radio –TV, orarul minorilor, orar maxima siguranta, orarul activitatilor scolare, calendarul lunar al activitatilor si evenimentelor educationale. Orare lunare ale fiecarui membru SEAP ;

18. Registru de sedinte de birou ;

19. Registru de control intern;

20. Registru de audiente pt. Sef serviciu Asistenta Psihosociala şi Dir. Adj.EAP;

21. Evidenţa tabelelor cu persoanele private de libertate care sunt cuprinse la activităţi sportive ;

22. Documente justificative pentru organizarea iesirilor in comunitate ( excursii, iesiri in natura) .

Serviciul economico-administrativ ( NTSM, situaţii de urgenţă)

1. Fişele de evidenţă personală, pe linie de drepturi băneşti, ale personalului;

2. Planurile tematice de control a activităţilor financiare, logistice şi de construcţii-investiţii şi procesele verbale de control întocmite la nivelul Serviciului Economico – Administrativ;

3. Deciziile Directorului General al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor;

4. Statele de plată a salariilor;

5. Certificatele de scoatere şi alocare la drepturi;

6. Monitorizarea cheltuielilor de personal;

7. Corespondenţa purtată cu unităţile teritoriale pe linie de salarizare;

8. Deschiderile de credite bugetare;

9. Situaţii privind repartizările de credite bugetare

10. Fişe evidenţă decizii şi instrucţiuni;

11. Rapoartele şi procesele verbale întocmite de Auditul Intern şi Curtea de Conturi;

12. Planificarea concediilor de odihnă şi prezenţa personalului;

13. Situaţiile privind aprecierile personalului;

14. Fişele posturilor;

15. Documentele justificative care stau la baza elaborării notelor contabile;

16. Documentele privind angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor;

17. Documentele contabile de gestiune;

18. Listele de inventariere anuală;

19. Registrul de casă;

20. Registrul operaţiunilor supuse C.F.P.;

21. Declaraţii anuale contribuabili;

22. Fişele fiscale personale;

23. Adeverinţe salarii pentru bănci şi pentru casele de pensii;

24. Adeverinţe anexe la dosarele de pensionare;

25. Situaţiile prezenţelor la serviciu;

26. Adeverinţe personalului plecat în misiune privind sporurile de care beneficiază;

27. Declaraţii bugetul de şomaj, CAS;

28. Declaraţii buget consolidat;

29. Evidenţa persoanelor asigurate şi coasigurate la CASAOPSNAJ;

30. Ordine M.J. şi decizii A.N.P. de încadrare, promovare şi trecere în rezervă a personalului;

31. Documente privind raportarea şi cercetarea accidentelor de muncă;

32. Corespondenţa cu A.N.P. privind accidentele de muncă suferite de persoanele private de libertate sau de către personal;

33. Corespondenţa cu A.N.P. privind avizarea buletinelor de măsurare a noxelor sau buletinelor de determinare prin expertizare a locurilor de muncă, în vederea acordării sporurilor salariale sau de concediu;

34. Corespondenţa cu A.N.P. pentru rezolvarea şi reglementarea problemelor ivite pe linie financiară, logistică şi de construcţii-investiţii;

35. Ordine de distribuţie a bunurilor materiale de la o unitate la alta sau de la BAGR;

36. Propuneri de repartizare a fondurilor de reparaţii capitale şi investiţii;

37. Ordine al ministrului justiţiei şi decizii ale directorului general al A.N.P cu privire la aprobarea indicatorilor tehnico-economici ai lucrărilor noi de reparaţii capitale şi investiţii, respectiv notele de fundamentare ale acestora;

38. Determinarea necesarului de aprovizionat cu produse agroalimentare pentru perioada sezonului rece şi a fondurilor aferente;

39. Programele anuale ale achiziţiilor publice la nivel local, centralizat şi BAGR;

40. Buletinul informativ al achiziţiilor publice;

41. Avizarea compensării obligaţiilor de plată reciproce dintre unităţile de penitenciar şi alte persoane juridice;

42. Situaţia debitelor beneficiarilor forţei de muncă specială;

43. întocmirea raportărilor specifice de achiziţii, solicitate de M.J. şi M.F.P.;

44. Note de recepţie şi constatare diferenţe;

45. Contracte de furnizare produse şi servicii pentru buna desfăşurare a activităţii unităţii;

46. Documente specifice necesare desfăşurării procedurilor de achiziţii;

47. Planuri tematice de control al activităţilor de P.S.I. şi transmisiuni;

48. Documente privind raportarea şi cercetarea cauzelor de incendiu;

49. Corespondenţa cu unităţile privind autorizarea personalului şi aparaturii de control bagaje pe linia CNCAN.

50. Inventarele documentelor predate la depozitele de arhivă ;

51. Registrul de evidenţă pe serii a armamentului ;

52. Dosar privind cadastrul ;

53. Situaţii de inventariere a imobilelor;

54. Documente privind mijloacele auto ;

55. Documemnte privind gestionarera şi manipularea armamentului ;

56. Documente privind gestionarea obiectelor de inventar şi a mijloacelor fixe ;

57. Studii de prefezabilitate şi studii de fezabilitate pentru lucrări de investiţii, respectiv studii de fezabilitate pentru lucrări de reparaţii capitale.

58. Planul de evacuare a unităţii în cazul situaţiilor de urgenţă;

59. Documentele ce se întocmesc pe linia prevenirii situaţiilor de urgenţă.

Resurse umane şi formare profesională

1. Condică de predare – primire a corespondenţei;

2. Corespondenţa cu Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi direcţiile de specialitate din cadrul acestuia;

3. Corespondenţa cu celelalte sectoare şi compartimente din Penitenciarul Slobozia;

4. Corespondenţa cu celelalte instituţii şi societăţi civile;

5. Situaţii statistice privind structura de personal din Penitenciarul Slobozia, precum şi dinamica acestora;

6. Dosarele profesionale ale personalului din Penitenciarul Slobozia;

7. Fişele de evidenţă ale personalului din Penitenciarul Slobozia;

8. Ordine de încadrare, de detaşare, de delegare şi încetare a raporturilor de serviciu, încadrare, salarizare, emise de ministrul justiţiei, pentru personalul din Penitenciarul Slobozia precum şi anexele aferente;

9. Decizii de încadrare, de detaşare, de delegare şi încetare a raporturilor de serviciu, încadrare, salarizare emise de directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor precum şi anexele aferente;

10. Decizii de încadrare, de detaşare, de delegare şi încetare a raporturilor de serviciu, încadrare, salarizare pentru personalul din Penitenciarul Slobozia precum şi anexele aferente;

11. Anexe ale ordinelor privind transformarea de posturi;

12. Documentele privind organizarea, desfăşurarea şi rezultatele concursurilor de ocupare a posturilor vacante din Penitenciarul Slobozia;

13. Documente privind recrutarea a candidaţilor pentru instituţiile de învăţământ ale Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi instituţiile de învăţământ din sistemul de apărare, ordine publică şi securitate naţională, pentru locurile repartizate sistemului administraţiei penitenciare

14. Răspunsuri la cererile, memoriile, alte petiţii înaintate acestui birou;

15. Registrele privind evidenţa declaraţiilor de avere şi a declaraţiilor de interese ale personalului din Penitenciarul Slobozia, potrivit legii;

16. Situaţii, informări, note, referate, documente, alte materiale privind perfecţionarea pregătirii profesionale pentru personalul din Penitenciarul Slobozia;

17. Decizia directorului Penitenciarului Slobozia privind organizarea şi desfăşurarea pregătirii continue a personalului Penitenciarul Slobozia;

18. Corespondenţa referitoare la salariile de merit, avansarea în grad profesional sau funcţie, acordarea de gradaţii şi alte forme de premiere;

19. Registrul de evidenţă a legitimaţiilor pentru personalul din Penitenciarul Slobozia;

20. Evidenţa comisiilor de disciplină din Penitenciarul Slobozia;

21. Evidenţa sancţiunilor disciplinare aplicate personalului din Penitenciarului Slobozia;

22. Rapoarte de analiză a activităţii, planuri şi programe de activitate;

23. Reglementări privind domeniul propriu de activitate (legi, hotărâri de guvern, ordine ale ministrului justiţiei, decizii ale directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor).

Informaţii clasificate

1. Registrul unic de evidenţă a registrelor, condicilor, borderourilor şi caietelor pentru însemnări clasificate;

2. Registrul de evidenţă a informaţiilor strict secrete şi secrete;

3. Registrul de evidenţă a informaţiilor secrete de serviciu;

4. Registrul de evidenţă a informaţiilor clasificate multiplicate;

5. Registrul pentru evidenţa certificatelor de securitate/autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate secrete de stat;

6. Registrul pentru evidenţa autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate

secrete de serviciu;

7. Registrul pentru evidenţa şi distribuirea mediilor de stocare a informaţiilor;

8. Registrul pentru evidenţa specială;

9. Registrul pentru evidenţa literaturii clasificate;

10. Registrul pentru evidenţa personală a documentelor;

11. Registrul pentru evidenţa documentelor dactilografiate – procesate la calculator, desenate şi scrise de mână;

12. Registrul de evidenţă a permiselor, legitimaţiilor şi altor însemne;

13. Borderou de expediţie a documentelor clasificate;

14. Condica de predare-primire a corespondenţei neclasificate;

15. Condică de predare a documentelor clasificate;

16. Condica de expediţie a documentelor clasificate;

17. Condica de predare-primire a documentelor transmise prin SMEC.

18. Ordine, decizii pe linia protecţiei informaţiilor clasificate;

19. Corespondenţă cu Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţile din cadrul sistemului penitenciar precum şi cu alte instituţii cu atribuţii pe linia protecţiei informaţiilor clasificate;

20. Planuri pregătire;

21. Grafice control şi note constatatre;

22. Registrul riscurilor;

23. Planuri de acţiune;

Cabinet medical

1. Documente privind organizarea, îndrumarea şi controlul activităţii de acordare a asistenţei medicale în penitenciare;

2. Documente de analiză periodică a stării de sănătate a efectivelor şi a factorilor care o influenţează;

3. Acte normative privind reglementarea activităţii medico-sanitare în unităţile subordonate;

4. Documente privind asigurarea materială pentru funcţionarea unităţilor sanitare din subordine;

5. Norme tehnice cu privire la măsurile curativo-profilactice ce trebuie aplicate, în conformitate cu legislaţia sanitară în vigoare şi instrucţiunile elaborate de Ministerul Sănătăţii;

6. Programe de sănătate;

7. Documente privind organizarea pregătirii profesionale şi de specialitate a personalului medico-sanitar;

8. Rapoarte anuale, lunare, săptămânale din unităţi;

9. Documente referitoare la declararea şi evidenţa bolilor infecto-contagioase de grupă A, B, tuberculoză;

10. Documente referitoare la activitatea igienico-sanitară şi autorizaţiile sanitare de funcţionare din unităţi;

11. Cereri, reclamaţii şi sesizări ale deţinuţilor, împreună cu corespondenţa de rezolvare a acestora;

12. Registrul de evidenţă a ordinelor, instrucţiunilor, dispoziţiilor, regulamentelor şi a altor acte normative;

13. Fişele posturilor;

14. Corespondenţă cu alte direcţii şi servicii din Administraţia Naţională a Penitenciarelor.

Informatică

1. Evidenţa ordinelor ministrului justiţiei, deciziile directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi deciziile directorului unităţii;

2. Note interne pentru rezolvarea problemelor curente apărute;

3. Adrese şi răspunsuri la solicitările terţelor instituţii atât din sistemul

penitenciar, cât şi din afara acestuia;

4. Rapoarte de necesitate pentru asigurarea tehnico-materială şi a

serviciilor necesare desfăşurării activităţii;

5. Condica de predare-primire a corespondenţei;

6. Declaraţiile utilizatorilor RIC (resurse informatice şi de comunicaţii) cu

privire la respectarea prevederilor Deciziei directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 309/2011*) privind aprobarea normelor elementare pentru exploatarea resurselor informatice şi de comunicaţii IT de către utilizatorii din sistemul administraţiei penitenciare;

7. Documentaţia de analiză de sistem care a stat la baza realizării aplicaţiilor;

8. Rapoarte, broşuril, manuale, documentaţie tehnică specifică pe hârtie sau pe suporturi de stocare în format electronic.

9. Planuri de implementare a securităţii sistemelor informatice

10. Situaţii privind necesarul de echipamente de tehnică de calcul şi materiale consumabile proprii.

Secretariat

1. Nomenclatorul arhivistic al Ministerului Justiţiei;

2. Inventarele documentelor de arhivă: inventarele permanente după selecţionare şi inventarele documentelor predate cu procese verbale Arhivelor Naţionale;

3. Lucrări referitoare la activitatea de arhivă (procese verbale de predare-primire la arhivă şi cele privind activitatea de selecţionare, precum şi corespondenţa cu Arhivele Naţionale);

4. Registrul de intrare-ieşire, evidenţă şi circulaţie a lucrărilor (datele sunt stocate pe server);

5. Bilanţul activităţii anuale;

6. Lista de distribuire a corespondenţei de către C.N. Poşta Română SA;

7. Corespondenţă cu Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţile subordonate, Ministerul Justiţiei şi alte instituţii, întocmită la nivelul unităţii.

8. Evidenţa ordinelor şi instrucţiunilor ministrului justiţiei şi ale directorului general, a ştampilelor şi a sigiliilor.;

9. Condicii de predare primire a corespondenţei;

10. Borderouri de expediere a corespondenţei;

11. Condica de prezenţă.

12. Decizii ale directorului unităţii;

13. Ordinea de zi pentru şedinţele Consiliului de conducere;

14. Corespondenţa cu mass-media;

15. Registru pentru audienţe;

16. Evidenta concediilor de odihna si medicale, invoirilor;

17. Situatia prezentei;

18. Comunicate de presă;

19. Note de informare;

20. Note de fundamentare;

21. Petiţii/cereri ale personalului;

22. Note interne

Juridic

1. Note şi informări privind opinii exprimate în probleme de drept solicitate de către compartimente din Penitenciarul Slobozia;

2. Inventarele documentelor şi proceselor verbale care se predau la arhivă;

3. Dosare juridice aflate pe rolul instanţelor judecătoreşti în care Penitenciarul Slobozia este parte;

4. Registrul de evidenţă a cauzelor pe rol la instanţele judecătoreşti;

5. Lucrări referitoare la răspunsurile date cererilor, sesizărilor, altor petiţii primite de la persoane juridice şi fizice;

6. Lista de evidenţă a termenelor de judecată;

7. Condici de predare-primire a corespondenţei;

8. Planuri de management anuale ale structurii

9. Registrul riscurilor la nivel de structură ;

10. Registrul de control intern la nivel de structură ;

11. Plan, obiective de control la nivel de structură ;

12. Adrese, sesizări, cereri, reclamaţii, petiţii şi răspunsuri la acestea ;

13. Procesele-verbale ale comisiei de contestare a încheierilor judecătorului delegat;

14. Registrul de evidenţă a contestaţiilor împotriva încheierilor judecătorului delegat;

15. Condică predare-primire documente clasificate.