La nivelul structurii educaţie şi asistenţă psihosocială sunt constituite următoarele evidenţe:

• documente de colaborare cu instituţii, organizaţii neguvernamentale şi organisme internaţionale;
• documente de concepţie, analiză, sinteză şi informare, planuri de măsuri şi informare specifice activităţilor de reintegrare socială a persoanelor private de libertate;
• documente care asigură corespondenţa atât cu persoanele private de libertate, cât şi cu alte persoane interesate din societatea civilă;
• ordinele ministrului justiţiei, deciziile directorului general şi instrucţiunile care reglementează domeniul de activitate;
• registrele psihologilor, asistenţilor sociali şi educatorilor, în care sunt consemnate discuţiile individuale cu persoanele private de libertate;
• mapele cu programele de asistenţă psihologică cuprinzând documentaţia specifică desfăşurării de programe terapeutice, de asistenţă psihosocială şi educative;
• orarele lunare cu planificările în serviciu ale personalului din cadrul structurii;
• orarele cu activităţile terapeutice, psihologice şi educative derulate cu persoanele private de libertate;
• dosarele de educaţie, asistenţă psihosocială, împreună cu registrul de evidenţă a acestora şi condica de predare-primire a lor;
• registrul de evidenţă a aparaturii radio şi tv aparţinând persoanelor private de libertate;
• registrul de evidenţă a fondului de carte aparţinând bibliotecii unităţii;
• registrul de evidenţă a cărţilor împrumutate de la biblioteca unităţii de către persoanele private de libertate;
• evidenţa tabelelor cu persoanele private de libertate care sunt cuprinse la activităţi religioase.

La nivelul serviciului/biroului logistica sunt constituite următoarele evidente:

• inventarele documentelor predate la depozitele de arhiva;
• planuri de aprovizionare anuale;
• registrul de evidenta pe serii a armamentului;
• dosar privind cadastrul;
• situații de inventariere a imobilelor;
• studii de prefezabilitate si studii de fezabilitate pentru lucrări de investiții, respectiv studii de fezabilitate pentru lucrări de reparații capitale;
• planuri de înzestrare si asigurare cu armament;
• situația muniției si armamentului existente în unitate;
• carnete de evidenta a distribuirii echipamentului;
• dosarul autovehiculului;
• registrul de evidenta a numerelor de înmatriculare;
• acte ale autovehiculelor în timpul funcționarii;
• documentație de inventariere;
• fise de magazie;
• fise ale obiectelor de inventar în folosința;
• programul anual al achizițiilor publice;
• corespondenta, îndrumări, precizări, dispoziții tehnice, reglementari;
• bonuri de primire-păstrare, bonuri de predare, transfer, restituire;
• program de cheltuieli materiale, dosarul achiziției;
• fisele posturilor;
• carnete de bord;
• documente de justificare a consumului de carburanți – foi de parcurs;
• contracte de închiriere a spatiilor;
• contracte de achiziție;
• carnete NIR, bonuri de consum, note de comanda;
• situații privind activitatea de control, cercetări administrative;
• devize estimative ale lucrărilor de reparații curente;
• registrul de evidenta a accidentelor rutiere;
• registrul de planificare auto din dotarea unității, situații cu alocări la dreptul autovehiculelor, repartiția si ordinea interioara pentru autovehicule;
• referate de necesitate, baze de calcul;
• carnete de predare-primire auto, carnete de acte stare tehnica;
• situații privind alocarea drepturilor de încălzire pe unitate;
• situații PRAM (verificarea prizelor de pământ);
• raportări periodice la Administrația Naționala a Penitenciarelor.

Lista cuprinzând categoriile de documente produse si/sau gestionate de serviciul/biroul financiar-contabilitate cuprinde următoarele:

• bugetul de venituri si cheltuieli, pe surse: subvenții/venituri proprii;
• solicitări de suplimentare a bugetului de venituri si cheltuieli, solicitări de virări de credite în cadrul bugetului de venituri si cheltuieli;
• situații financiare trimestriale si anuale;
• balanțe de verificare sintetice/analitice;
• fise de cont;
• facturi;
• ordine de plata;
• avize de expediere;
• registre de facturi/ordine de plata/dispoziții de încasare/plata către casierie;
• note contabile;
• extrase de cont;
• planificarea plăților către trezorerie;
• decont de cheltuieli;
• registrul-jurnal;
• registrul-inventar;
• raport de audit intern/raport Curtea de Conturi;
• note prin care se aproba recompense personalului unității;
• state de plata a salariilor;
• certificate de scoatere si alocare de la drepturi;
• monitorizarea cheltuielilor de personal;
• corespondenta purtata cu unitățile teritoriale în privința salarizării;
• procese-verbale întocmite de Curtea de Conturi;
• situații privind aprecierile personalului;
• fisele posturilor;
• documente justificative care stau la baza elaborării notelor contabile;
• documente privind angajarea, lichidarea si ordonanțarea cheltuielilor;
• documente contabile de gestiune;
• liste de inventariere anuala a bunurilor din patrimoniul unității;
• registrul de casa;
• registrul operațiunilor supuse controlului financiar preventiv;
• fisele fiscale personale ale angajaților;
• adeverințe de salariu pentru bănci si pentru casele de pensii;
• adeverințe anexe la dosarele de pensionare;
• situațiile prezentei personalului la serviciu;
• adeverințele personalului plecat în misiune privind sporurile de care beneficiază;
• declarațiile lunare privind contribuțiile sociale, impozitul pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate;
• evidenta persoanelor asigurate si coasigurate la Casa Asigurărilor de Sănătate a Apărării, Ordinii Publice, Siguranței Naționale si Autorității Judecătorești;
• ordine ale ministrului justiției, decizii ale directorului general al Administrației Naționale a Penitenciarelor si ale directorului penitenciarului de încadrare, promovare si trecere în rezerva a personalului;
• corespondenta cu unitățile sistemului penitenciar privind avizarea buletinelor de măsurare a noxelor sau a buletinelor de determinare prin expertizare a locurilor de munca, în vederea acordării sporurilor salariale sau de concediu;
• corespondenta cu Administrația Națională a Penitenciarelor pentru rezolvarea si reglementarea problemelor ivite pe linie financiara.

La nivelul structurii siguranţa deţinerii şi regim penitenciar  sunt constituite următoarele evidenţe:

• planul de pază şi apărare
• planuri de măsuri
• registru de evidenţă predare/primire armament, muniţie, mijloace de imobilizare
• registru de evidenţă rapoarte de incident şi a hotărârilor comisiei de disciplnă
• registre de evidenţă sancţiuni şi recompense persoane private de libertate
• registru de planificare misiuni escortare
• carnetele posturilor
• planuri de activităţi
• diverse analize
• alte registre de evidenţă operativă( de predare/primire a serviciului, de cereri ppl , de vizită intimă, de procese verbale, de percheziţie , de transfer, evidenţă persoane civile, de acces , de evidenţă materiale igienico-sanitare  ş.a.)
• planuri de pregătire
• fişa algoritm
• istoric escortare
• rapoarte de recunoaştere şi înfiinţare a punctelor de lucru
• condica de predare /primire corespondenţă
• tabele nominale
• sutuaţii statistice

La nivelul serviciului/biroului evidenţa persoanelor private de libertate şi organizarea muncii sunt constituite următoarele evidenţe:

•  registrul opis al persoanelor aflate în penitenciar;
• registrul de termene;
• registrul de evidenţă a depunerii în penitenciar a persoanelor arestate preventiv;
• registrul de evidenţă a depunerii în penitenciar a persoanelor condamnate;
• registrul de evidenţă a punerii în libertate a persoanelor arestate preventiv;
• registrul de evidenţă a punerii în libertate a persoanelor condamnate;
• registrul de evidenţă a liberării condiţionate a persoanelor condamnate;
• condica de corespondenţă ordinară – secretariat;
• condica de predare corespondenţă ordinară – persoane private de libertate.

Lista cuprinzând categoriile de documente produse si/sau gestionate de compartimentul medical

• documente privind organizarea, îndrumarea si controlul activităţii de acordare a asistentei medicale în penitenciare (atât la persoane private de libertate, cât si la personalul unităţii):
• fisa medicala pentru deţinuţi
• registru de consultaţii, de tratament
• registru de transfer
• registru evidenta boli cronice
• registru pentru internări spital MJ\MS
• registru internări infirmerie
• registru autoagresiuni
• formulare tipizate BT. BI. Rp. cu regim special, referat medical, fisa infirmerie, etc.
• registru de control pe linie igienico-sanitare
• condica de medicamente pentru aparatul de urgenta si pentru aparatul lărgit
• documente de analiza periodica a stării de sănătate a efectivelor si a factorilor care o influenţează;
• norme tehnice cu privire la masurile curativo-profilactice ce trebuie aplicate, în conformitate cu legislaţia sanitara în vigoare si instrucţiunile elaborate de Ministerul Sănătăţii;
• programe de sănătate;
• documente privind organizarea pregătirii profesionale si de specialitate a personalului medico-sanitar;
• rapoarte anuale, lunare, săptămânale din unităţi;
• documente referitoare la declararea si evidenta bolilor infecto-contagioase de grupa A, B, tuberculoza, foşti consumatori de droguri, sifilis, HIV;
• documente referitoare la activitatea igienico-sanitara si autorizaţiile sanitare de funcţionare din unităţi;
• cereri, reclamaţii ale deţinuţilor si aparţinătorilor împreuna cu corespondenta de rezolvare a acestora;
• registrul de evidenta a ordinelor, instrucţiunilor, dispoziţiilor, regulamentelor si a altor acte normative;
• fisele posturilor;
• corespondenta cu alte direcţii si servicii din Administraţia Naţionala a Penitenciarelor, cu diferite instituţii ale MI, MJ;

La nivelul biroului resurse umane şi formare profesională sunt constituite următoarele tipuri de documente:

•  registre de evidenţă cu privire la: sancţiunile disciplinare aplicate personalului din unitate, deciziile de personal, dosarele de personal, legitimaţiile pentru personalul din unitate, cartele de acces în unitate, candidaţii înscrişi la concursuri, acordarea gradaţiilor, acordarea sporului de vechime în muncă şi acordarea sporului de fidelitate;
• condici de predare-primire a corespondenţei;
• corespondenţa cu Administraţia Naţională a Penitenciarelor, Ministerul Justiţiei, cu alte instituţii, cu persoane fizice şi răspunsul la petiţiile acestora;
• dosarele profesionale ale personalului din unitate, cu excepţia celor care se află la Administraţia Naţională a Penitenciarelor;
• fişele de evidenţă ale personalului unităţii;
• reglementări privind domeniul propriu de activitate, inclusiv ordine şi decizii în domeniile organizare, resurse umane şi pregătire profesională emise de ministrul justiţiei, respectiv de directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor;
• rapoarte de analiză a activităţii, planuri şi programe de activitate;
• note de constatare privind rezultatele verificărilor efectuate în unitate în privinţa activităţilor din domeniul asigurării resurselor umane şi pregătirii acestora;
• programări ale persoanelor care vor fi examinate psihologic;
• avize psihologice şi recomandări de specialitate;
• decizii de personal;
• situaţii privind stabilirea dreptului la concediu de odihnă;
• situaţii privind dreptul la concediu de odihnă suplimentar;
• situaţii privind dreptul la concediu de studii;
• programarea de principiu a concediilor de odihnă pentru personalul structurii;
• programarea de principiu a concediului de odihnă suplimentar pentru personalul structurii;
• situaţii privind acordarea concediilor de odihnă pentru personalul structurii;
• situaţii privind acordarea concediului de odihnă suplimentar pentru personalul structurii;
• situaţii privind acordarea concediului de studii pentru personalul structurii;
• situaţii privind acordarea învoirilor plătite pentru personalul structurii;
• situaţii privind acordarea concediilor fără plată pentru personalul structurii;
• cereri pentru învoiri, recuperări şi ore suplimentare, precum şi evidenţa acestora;
• petiţii şi răspunsuri la acestea;
• situaţii statistice privind structura de personal din unitate;
• dinamica de personal din unitate;
• fluctuaţia de personal din unitate;
• dosar privind evaluarea performanţelor profesionale individuale ale personalului din Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi din unităţile subordonate;
• dosar privind organizarea, desfăşurarea şi rezultatele concursurilor de ocupare a posturilor vacante din Administraţia Naţională a Penitenciarelor;
• dosar privind promovarea personalului contractual;
• registrul de evidenţă pentru personalul contractual din unitate;
• situaţii, informări, note, referate, documente, alte materiale privind activitatea de resurse umane şi perfecţionare a pregătirii profesionale pentru personalul din unitate;
• dosar privind organizarea stagiului pentru funcţionarii publici cu statut special debutanţi;
• documentaţia referitoare la salariile de merit;
• documentaţia privind avansarea în grad profesional;
• documentaţia privind avansarea în funcţie la aceeaşi poziţie din stat;
• documentaţia privind împuternicirea în funcţii de conducere;
• documentaţie privind delegarea personalului din unitate;
• documentaţie privind detaşarea personalului din unitate;
• documentaţie privind mutarea personalului în sistemul administraţiei penitenciare;
• documentaţie privind transferul personalului din/în sistemul administraţiei penitenciare;
• documentaţie privind sancţionarea disciplinară a personalului din unitate;
• documentaţie privind suspendarea şi reluarea activităţii personalului;
• documentaţie privind acordarea concediilor pentru îngrijirea copilului;
• documentaţie privind decontarea contravalorii chiriei;
• documentaţia privind acordarea de gradaţii;
• documentaţia privind acordarea altor tipuri de recompense;
• documentaţia aferentă pensionării personalului;
• rapoarte de analiză a activităţii;
• planuri şi programe de activitate;
• note de constatare privind rezultatele verificărilor efectuate în unitate pe linia activităţilor din domeniul resurselor umane;
• reglementări privind domeniul propriu de activitate, inclusiv ordine şi decizii în domeniile resurse umane şi pregătire profesională, emise de ministrul justiţiei, respectiv de directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, pentru personalul din sistemul administraţiei penitenciare din competenţă

La nivelul structurii prevenirea criminalităţii şi terorismului în mediul penitenciar sunt constituite următoarele evidenţe:

•  adrese, sesizări, cereri, reclamaţii, petiţii şi răspunsuri la acestea;
• note (interne, de informare, de analiză, de fundamentare, de colaborare cu alte structuri din sistemul de apărare, ordine publică şi siguranţă naţională etc.;
• metodologii şi programe specifice activităţii desfăşurate;
• condici de predare/primire a corespondenţei clasificate, borderouri de expediţie corespondenţă;
• evidenţe specifice activităţii de secretariat (opisuri, procese-verbale de arhivare, borderouri de corespondenţă);
• procese-verbale de arhivare, procese-verbale de predare-primire a unor documente, procese-verbale de distrugere a unor documente clasificate;
• ordine ale ministrului justiţiei, deciziile directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi instrucţiunile care reglementează domeniul de activitate;
• planuri de cooperare, protocoale de colaborare cu alte instituţii cu atribuţii în domeniul apărării, ordinii publice şi siguranţei naţionale;
• planuri de măsuri, sinteze lunare, rapoarte, bilanţul anual al activităţilor desfăşurate;
• tabele de evidenţă, agende profesionale;
• registre (evidenţă personală a documentelor, note telefonice primite/transmise, documente dactilografiate, de evidenţă a ordinelor, deciziilor ministrului justiţiei/directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, instrucţiuni, dispoziţii, regulamente, alte acte normative etc.);
• situaţii, referate, informări referitoare la convocări şi programe de perfecţionare profesională.

La nivelul structurii informatice sunt constituite următoarele evidenţe:

•  evidenţa ordinelor ministrului justiţiei, deciziile directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi deciziile directorului unităţii;
• evidenţa notelor pentru rezolvarea problemelor curente apărute;
• evidenţa adreselor şi răspunsurilor la solicitările terţelor instituţii atât din sistemul penitenciar, cât şi din afara acestuia;
• evidenţa rapoartelor de necesitate pentru asigurarea tehnico-materială şi a serviciilor necesare desfăşurării activităţii;
• evidenţa condicilor de predare-primire a corespondenţei;
• evidenţa declaraţiilor utilizatorilor RIC (resurse informatice şi de comunicaţii) cu privire la respectarea prevederilor Deciziei directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 309/2011*) privind aprobarea normelor elementare pentru exploatarea resurselor informatice şi de comunicaţii IT de către utilizatorii din sistemul administraţiei penitenciare; *) Decizia directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 309/2011 nu a fost publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I.
• evidenţa documentaţiei de analiză de sistem care a stat la baza realizării aplicaţiilor;
• evidenţa rapoartelor, broşurilor, manualelor, documentaţiei tehnice specifice pe hârtie sau pe suporturi de stocare în format electronic.

Pentru îndeplinirea atribuţiilor ce îi revin, la nivelul structurii managementul situaţiilor de urgenţă sunt constituite următoarele evidenţe:

•  Planul de evacuare a unităţii în cazul situaţiilor de urgenţă, conform Ordinului ministrului administraţiei şi internelor nr. 163/2007 pentru aprobarea Normelor generale de apărare împotriva incendiilor;
• Planul de intervenţie la incendiu, conform Ordinului ministrului administraţiei şi internelor nr. 163/2007;
• Instrucţiunile de apărare împotriva incendiilor, conform Instrucţiunilor directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 569/2008 privind desfăşurarea activităţilor de apărare împotriva incendiilor în sistemul administraţiei penitenciare;
• Planul măsurilor specifice de apărare împotriva situaţiilor de urgenţă pentru sezonul secetos şi rece, conform Instrucţiunilor directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 569/2008;
• Graficul de control lunar, conform Instrucţiunilor directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 569/2008;
• Decizia privind instruirea în domeniul situaţiilor de urgenţă (planul anual de pregătire în domeniul situaţiilor de urgenţă), conform Instrucţiunilor directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 569/2008;
• Decizia privind executarea lucrărilor cu foc deschis, conform Instrucţiunilor directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 569/2008;
• Decizia privind reglementarea fumatului, conform Instrucţiunilor directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 569/2008;
• Decizia privind echipele de intervenţie pentru situaţii de urgenţă, conform Instrucţiunilor directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 569/2008;
• Planificarea anuală a exerciţiilor şi aplicaţiilor pe linia situaţiilor de urgenţă, conform Instrucţiunilor directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 569/2008;
• Registrul de control intern;
• Permisul de lucru cu foc deschis, conform Instrucţiunilor directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 569/2008;
• Registrul de evidenţă a permiselor de lucru cu foc deschis, conform Instrucţiunilor directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 569/2008;
• Planul de analiză şi acoperire a riscurilor, conform Legii nr. 481/2004 privind protecţia civilă, republicată, cu modificările ulterioare;
• Decizia privind celula de urgenţă, conform Legii nr. 481/2004, republicată, cu modificările ulterioare;
• Sinteza activităţilor trimestriale şi anuale în domeniul situaţiilor de urgenţă, conform Instrucţiunilor directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 569/2008;
• Planul de depozitare şi evacuare a materialelor clasificate ca fiind periculoase, conform Instrucţiunilor directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 569/2008;
• Planul de evacuare în situaţii de urgenţă pentru toate spaţiile din unitate, conform Legii nr. 481/2004, republicată, cu modificările ulterioare;
• Lista cu materialele clasificate ca fiind periculoase (modificată în funcţie de necesitate), conform Instrucţiunilor directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 569/2008;
• Raportul privind modul de desfăşurare a exerciţiilor şi aplicaţiilor, cu propuneri de îmbunătăţire a activităţii, conform Instrucţiunilor directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 569/2008;
• Procedurile specifice activităţilor de prevenire a situaţiilor de urgenţă.

În cadrul structurii secretariat sunt constituite următoarele evidenţe:

•  registrul pentru audienţe;
• dosarul deciziilor zilnice pe unitate;
• registrul de evidenţă a sigiliilor;
• fişa de evidenţă a predării-primirii sigiliilor;
• registrul de evidenţă a ordinelor ministrului justiţiei;
• registrul de evidenţă a deciziilor directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor;
• note de constatare în urma controalelor;
• planuri de management anuale ale structurii şi unităţii;
• procese-verbale de distrugere a unor documente;
• procese-verbale ale şedinţelor consiliului de conducere;
• evidenţa inventarelor documentelor predate la depozitul de arhivă;
• registrul de evidenţă a dosarelor aflate în arhivă;
• evidenţa petiţiilor primite de la cetăţeni, autorităţi publice şi alte persoane juridice şi a documentelor subsecvente referitoare la soluţionare;
• Nomenclatorul dosarelor şi termenelor de păstrare a documentelor create în activitatea unităţii penitenciare;
• raportul de bilanţ al activităţii anuale;
• borderouri justificative de consum, timbre poştale;
• condici de predare-primire a corespondenţei la/de la structurile din cadrul unităţii;
• borderouri de expediere a corespondenţei penitenciarului;
• evidenţa misiunilor, a delegărilor şi a învoirilor în scop personal şi evidenţele ce se impun în acest scop;
• situaţia privind prezenţa lunară la serviciu a personalului;
• evidenţa concediilor de odihnă şi medicale şi a învoirilor;
• condica de prezenţă a personalului;
• carnetul cu ordine de serviciu;
• registrul de evidenţă a deciziilor directorului unităţii;
• fişe de post.

În cadrul structurii juridice sunt constituite următoarele evidenţe:

registrul de evidenţă a dosarelor aflate pe rolul instanţelor de judecată;

• registrul de evidenţă a avizelor de legalitate acordate, datate şi numerotate;
• registrul de evidenţă a contestaţiilor împotriva încheierilor judecătorului delegat;
• procesele-verbale ale comisiei de contestare a încheierilor judecătorului delegat;
• fişa de evidenţă a predării-primirii sigiliilor;
• note de constatare în urma controalelor;
• adrese, sesizări, cereri, reclamaţii, petiţii şi răspunsuri la acestea;
• planuri de management anuale ale structurii;
• condică de predare-primire a corespondenţei interne.

Pentru îndeplinirea atribuţiilor ce îi revin, la nivelul structurii informaţii clasificate sunt constituite următoarele evidenţe:

•  registrul unic de evidenţă a registrelor, condicilor, borderourilor şi a caietelor pentru însemnări clasificate;
• registrul de evidenţă a informaţiilor strict secrete de importanţă deosebită;
• registrul de evidenţă a informaţiilor strict secrete şi secrete;
• registrul de evidenţă a informaţiilor secrete de serviciu;
• registrul de evidenţă a informaţiilor clasificate multiplicate;
• registrul pentru evidenţa certificatelor de securitate/autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate secrete de stat;
• registrul pentru evidenţa autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate secrete de serviciu;
• registrul pentru evidenţa certificatelor de securitate tip A şi B pentru acces la informaţii NATO clasificate;
• registrul de evidenţă a autorizaţiilor de acces la informaţii UE clasificate;
• condica de predare-primire a documentelor clasificate la/de la compartimentele din aparatul central al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor;
• registre pentru evidenţa informaţiilor UE clasificate, şi anume: Restreint UE, Confidentiel UE şi Secret UE;
• registre pentru evidenţa informaţiilor NATO clasificate, şi anume: NATO Restricted, NATO Confidential şi NATO Secret;
• registrul pentru evidenţa şi distribuirea mediilor de stocare a informaţiilor;
• registrul pentru evidenţa specială;
• registrul pentru evidenţa literaturii clasificate;
• condica de predare-primire a corespondenţei neclasificate;
• registrul pentru evidenţa personală a documentelor;
• registrul pentru evidenţa documentelor dactilografiate – procesate la calculator, desenate şi scrise de mână;
• borderou de expediţie a documentelor clasificate